Jakub
Co-founder & Business Developer

Smartfony i cyfryzacja stały się nieodłącznym elementem naszego życia. Właściciele hoteli oraz apartamentów powinni wyjść naprzeciw współczesnym podróżującym, wprowadzając nowoczesne rozwiązania. Czy samodzielne zameldowanie spełnia swoją rolę? 

Dostępność połączeń lotniczych czy kolejowych sprawia, że goście pojawiają się w obiekcie o różnych porach. Elastyczność to podstawa, a możliwość zdalnego zameldowania rozwiązuje kwestie check-inu poza wyznaczonymi godzinami. Opcja ta jest bowiem dostępna przez całą dobę. 

Jak hotele mogą usprawnić i zoptymalizować swoje działania oraz poprawić obsługę gości i ich ogólne wrażenie z pobytu w hotelu? 

Samodzielne zameldowanie — najpopularniejsze rozwiązania

Coraz więcej hoteli, condohoteli czy obiektów z apartamentami wypoczynkowymi wprowadza do swojej oferty możliwość samodzielnego zameldowania i wymeldowania. Przyjrzyjmy się bliżej najczęściej spotykanym rozwiązaniom i sprawdźmy, które z nich są najbezpieczniejszą opcją.

  1. Klucz pod wycieraczką. 

Nietrudno odgadnąć, że rozwiązanie to nie należy do najbezpieczniejszych, jednak jest to bardzo często spotykana praktyka w apartamentach rozproszonych. Gość przybywający do apartamentu ma natychmiastowy dostęp do klucza, co niewątpliwie jest zaletą takiego rozwiązania, ale co z bezpieczeństwem? 

Taki sposób pozostawia wiele wątpliwości, związanych z kradzieżą niezabezpieczonych kluczy, czy możliwością ich dorobienia. Zarówno właściciele obiektu, jak i goście nie mogą czuć się całkowicie bezpiecznie.

  1. Skrytki na klucze. 

Jest to jeden z najpopularniejszych sposobów, związanych z samodzielnym zameldowaniem. W tym przypadku bezpieczeństwo jest nieco większe, ale nadal pozostaje możliwość dorobienia klucza. 

Co więcej, kody do skrytek zazwyczaj pozostają takie same, więc osoby przebywające wcześniej w danym obiekcie mogą z łatwością zdobyć do niego klucze.

  1. Ręcznie obsługiwane zamki elektroniczne. 

Rozwiązanie to daje większe bezpieczeństwo niż wspomniane wyżej sposoby. Wiąże się też jednak z ograniczeniami, takimi jak: 

  • niska jakość zamków, 
  • generowanie długich, trudnych do zapamiętania kodów (zazwyczaj więcej niż 6 znaków),
  • brak możliwości zdalnej zmiany kodu lub zablokowania dostępu,
  • brak dostępu do historii pobytów,
  • brak możliwości modyfikowania kodów, przedłużania lub skracania daty ich ważności.

Każde z powyższych rozwiązań spełnia swoje zadanie w mniejszym lub większym zakresie, jednak pozostawia wiele wątpliwości. Trudno je też wdrożyć w hotelach czy aparthotelach. Czy można więc zastosować rozwiązanie, które sprawdzi się w większych obiektach i zapewni gościom zarówno wygodę, jak i bezpieczeństwo?

Automatyzacja recepcji z wykorzystaniem zamków elektronicznych

Odpowiedzią są rozwiązania, pozwalające na całodobowe zarządzanie systemem przez internet. Narzędzia, które dają możliwość generowania krótkich kodów, wygasających po zakończeniu pobytu gościa w hotelu czy apartamencie

Zamki elektroniczne ze zdalną obsługą pozwalają właścicielom obiektów czy pracownikom recepcji na zdalną obsługę i kontrolowanie danych kodów — sprawdzanie historii pobytów, oraz obsługę życzeń specjalnych gości, jak skracanie czy wydłużanie ich pobytu. 

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, zmieniających smartfon klienta w wirtualny klucz. Wymaga to jednak zainstalowania przez gościa aplikacji, co nie zawsze spotyka się z zadowoleniem klientów. Dostępne są też systemy wykorzystujące tokeny, czyli oparte na kodach otwierających drzwi, które klienci otrzymują w wiadomości mailowej lub za pomocą SMS-a. Często jednak jest to kombinacja co najmniej siedmiu znaków, co sprawia, że kody te są trudne do zapamiętania.

Na szczęście, w wielu przypadkach (np. gdy obiekt korzysta z rozwiązania SetPin) nie ma potrzeby integrowania systemu ze specjalnymi urządzeniami dla gości, nie ma też konieczności instalowania aplikacji przez gości. Wszystkie niezbędne informacje wraz z krótkim, 4-cyfrowym kodem, znajdują w wiadomości mailowej i SMS-ie, wysyłanych automatycznie przez system. Kontakt z recepcją nie jest więc wymagany. 

Jak wygląda proces wymeldowania z obiektu?

Zamki na kod są również bezpieczniejsze w momencie wymeldowania. Kody tymczasowe wygasają po zakończeniu pobytu gościa, więc ponowne wejście z użyciem tej samej kombinacji znaków nie jest możliwe. Dla kolejnych gości generowane są nowe kody. 

W przypadku skrytek, czy pozostawiania kluczy pod wycieraczką, osoby zarządzające apartamentami proszą o pozostawienie klucza w skrzynce na listy lub skrytce szyfrowej. Ponownie, osoby znające proces wymeldowania oraz posiadające kod do skrytki mają łatwy dostęp do kluczy, co stawia bezpieczeństwo pod znakiem zapytania. 

Wprowadzenie zamków elektronicznych eliminuje też ryzyko zgubienia klucza, więc ewentualne błędy gości nie generują dodatkowych kosztów

Poprawa jakości obsługi

Jednym z głównych argumentów, przez które przedstawiciele branży hotelarskiej obawiają się wprowadzenia samodzielnego zameldowania jest brak interakcji z gośćmi. 

Obawiasz się, że samodzielny check-in wpłynie niekorzystnie na relację z osobami zatrzymującymi się w twoim obiekcie? Nic bardziej mylnego. Sympatyczna i zawsze pomocna obsługa może zrobić dobre wrażenie na gościach w dowolnym momencie. Zwróć uwagę na to, że goście przybywający do hotelu często są zmęczeni i ostatnią rzeczą, na jaką mają ochotę jest wypełnianie formularzy.

Z ankiety przeprowadzonej przez SOTI wynika, że 66% współczesnych konsumentów wybiera technologię umożliwiającą samoobsługę.

Goście z pewnością docenią możliwość samodzielnego zameldowania, gdy pojawiają się na miejscu o niestandardowej porze. Podobnie jest z wymeldowaniem, gdy śpieszą się i nie mają czasu na dodatkowe formalności. Nie zapominaj też, że nie każdy lubi wchodzić w interakcje z obsługą hotelu czy apartamentu. Część osób chce jak najszybciej znaleźć się w pokoju, bez konieczności dodatkowej konwersacji.

Pomijanie pierwszego kontaktu z gośćmi przekraczającymi próg hotelowy nie musi niekorzystanie wpływać na ogólny odbiór obiektu. Pomyśl o osobach, które spędzają w podróży kilka miesięcy w roku i kontaktów międzyludzkich mają aż nadto. W ich przypadku pominięcie recepcji jest luksusem, nie muszą bowiem silić się na rozmowy z recepcjonistą, na które nie mają ochoty.

Co więcej, dla osób będących w ciągłej podróży służbowej hotel to tylko przystanek. Nie oczekują oni więc specjalnego doświadczenia i personelu witającego ich w progu. Hotel nie jest dla nich miejscem docelowego odpoczynku, a jedynie przerwą w podróży. 

Patrząc przez pryzmat gości, samodzielne zameldowanie i wymeldowanie oraz możliwość omijania kolejek w recepcji to dodatkowa wartość. Znika też ewentualna bariera językowa. 

Obsługa skupia się na tym co ważne: zadowoleniu gości

Samodzielne zameldowanie i wymeldowanie nie są równoznaczne z brakiem obsługi klienta. Rozwiązanie to eliminuje biurokrację, co daje korzyści obu stronom. Zmniejszają się też koszty recepcji, bowiem całodobowa recepcja przestaje być koniecznością. 

Wbrew pozorom, personel ma więcej czasu na obsługę gości, poznanie ich potrzeb, poprawę komfortu i szybkie reagowanie na nieplanowane zdarzenia. Recepcja wypełnia więc swoje główne zadania, jak dostarczanie spersonalizowanych usług czy dzielenie się wskazówkami, dotyczącymi lokalnych atrakcji. Obsługa ma też więcej czasu na krótkie pogawędki z gośćmi, którzy cenią sobie osobisty kontakt z personelem. 

Jedną z głównych korzyści dla hoteli jest wyeliminowanie kolejek do recepcji, które nierzadko zdarzają się w szczytowym sezonie. 

Samodzielny check-in jako odpowiedź na potrzeby gości

Wraz z rozwojem technologii, zmieniają się potrzeby konsumentów, których nie powinny lekceważyć hotele oraz właściciele apartamentów. Oferowanie usług dopasowanych do współczesnych podróżujących pozwoli obiektom noclegowym pozostać konkurencyjnym na rynku. 

Dla wielu gości hotelowych tradycyjny proces zameldowania jest żmudną procedurą, którą z chęcią by pominęli. Dzisiejsi goście cenią sobie swobodę wyboru oraz elastyczność podczas podróży. Możliwość zameldowania się w hotelu czy apartamencie o dowolnej porze nie ogranicza ich planów. Mogą więc skorzystać z obiektu w swoim tempie, bez pośpiechu i kolejek w recepcji. 

Coraz więcej lotnisk wprowadza automatyzację odpraw, używamy też aplikacji do zamawiania taksówek, czemu więc inaczej miałoby być w hotelach?

Zautomatyzuj swój obiekt!

Dołącz do właścicieli hoteli / aparthoteli którzy znacząco obniżyli koszty recepcji!


Zamów darmową wycenę!