Jakub
Co-founder & Business Developer

Optymalizacja kosztów w aparthotelach, condohotelach i pensjonatach to codzienność z którą zmaga się niemal każdy manager takiego obiektu. Ważne, aby oszczędność była jak największa przy jednoczesnym zachowaniu oferowanego standardu i jakości usług.

Od lat skutecznie gonimy za zachodem pod każdym względem. Razem z rozwojem idzie wzrost kosztów zatrudnienia, który z roku na rok bardzo szybko rośnie a dostępność pracowników się kurczy. Udział procentowy kosztów zatrudnienia w kosztach całkowitych jest coraz wyższy a sposobów na optymalizację personelu jest niewiele. Tu z pomocą idzie automatyzacja procesów kontroli dostępu dzięki elektronicznym zamkom na kod sterowanym przez internet. W tym artykule pokażemy jak oszczędzić na personelu nawet 70% dzięki SmartPorter, jednocześnie zwiększając komfort i zadowolenie gości.

Cały proces automatyzacji i optymalizacji przedstawimy na przykładzie obiektu Q17 Apartments, który posiada w swoim budynku 44 w pełni wyposażone i automatyczne apartamenty przy samym wrocławskim Rynku. Jest to idealny przykład autonomicznego aparthotelu, który nie wymaga recepcji i świetnie sobie radzi na rynku hotelarskim.

Porównanie kosztów personelu:

  • Recepcja tradycyjna czynna 24/7
    8760 h rocznie x 25,25 zł/h* = 221.190 zł rocznie ( 18.432,50 zł / miesięcznie )
  • Recepcja tradycyjna czynna 6:00-22:00
    5840 h rocznie x 25,25 zl/h = 147.460 zł rocznie ( 12.288,34 zł / miesięcznie )
  • Recepcja hybrydowa 8-godzinna (9:00-17:00) + 16-godzin stand-by** 50% dniówki (17:00-9:00) + automatyzacja SmartPorter + centrala telefoniczna + silnik rezerwacyjny www

Koszt recepcji: 2920 h rocznie x 25,25 zł/h = 73.730 zł rocznie ( 6.144,17 zł / miesięcznie )
SmarPorter abonament roczny: 44 x 390 zł = 17.160,00 zł ( 1.430,00 zł / miesięcznie)

recepcja hybrydowa + abonament SmartPorter = 7.574,17 zł miesięcznie (oszczędność od 4.714,17 zł do 10.858,33 zł )

Jednorazowy zakup, instalacja i konfiguracja technologii SmartPorter w 44 pokojach to 1.390,00 zł / pokój = 61.160 zł netto

Licząc konieczność jednorazowej inwestycji w implementację SmartPorter, w pierwszym roku obiekt wygeneruje 152.050,00 zł kosztów a w kolejnych latach 90.890,00 zł rocznie co  w porównaniu z recepcją całodobową daje już w pierwszym roku oszczędność 69.140,00 zł a w kolejnych latach 130.280 ,00 zł w ciągu roku.

* założono stawkę 15,00 zł/h netto przy umowie o pracę ( na rok 2019 koszt pracodawcy: 25,25 zł/h )

** pracownik w danych godzinach jest gotowy na odbieranie telefonu komórkowego i na odpowiadanie na pytania gości będąc poza biurem.

Tutaj zobaczysz obiekt Q17 Apartments: www.q17apartments.com oraz www.booking.com/hotel/pl/q17-apartments.html

Jak wygląda rozliczanie rezerwacji?

Karty płatnicze/kredytowe gości są obciążane zdalnie (w przypadku Expedia i Airbnb obywa się to automatycznie, w przypadku np. booking.com personel obciąża karty ręcznie za pomocą terminala z funkcją obciążania zdalnego w godzinach pracy recepcji). Goście mogą również dokonać płatności przelewem tradycyjnym lub w przypadku rezerwacji last-minute – gotówką (po zamknięciu recepcji pobierana jest dodatkowa opłata za przyjazd personelu i pobrania płatności gotówkowej).

Jak wygląda samodzielny proces check-in i check-out w SmartPorter ?

Każdy gość po złożeniu rezerwacji otrzymuje za pomocą wiadomości SMS i email 4-cyfrowy łatwy do zapamiętania kod dostępu wraz z instrukcją zameldowania. Kod działa od godziny zameldowania w dniu przyjazdu do godziny wymeldowania w dniu wyjazdu. Dzięki komunikacji online zamki w czasie rzeczywistym są aktualizowane o nowe kody. Istnieje również możliwość ich modyfikacji i usuwania ze skutkiem natychmiastowym z każdego miejsca na świecie dzięki aplikacji web’owej na komputer i smartphone’a. Dzięki temu rozwiązaniu nie jest konieczne spotykanie się z gości na żadnym z etapów rezerwacji.

Jak wygląda kontrola dostępu dla personelu?

Personel może otrzymać własne 4-cyfrowe kody lub karty zbliżeniowe. Dostęp można zdalnie nadawać, edytować i usuwać w każdym momencie ze skutkiem natychmiastowym. Dzięki zdalnej historii dostępu widać o jakiej godzinie personel wszedł i wyszedł z pokoju lub pomieszczenia gospodarczego. Dodatkowo dostęp można automatycznie ograniczać np. uniemożliwiając dostęp personelu do pokoi w których już się zameldowali goście.

Jak goście reagują na tego typu rozwiązania?

Na podstawie obiektu Q17 Apartments można zaobserwować duży poziom zadowolenia z procesu zameldowania (średnia ocena obiektu na booking.com to 9.6/10 na kwiecień 2019r.) Goście czują się bardziej swobodnie i prywatnie. Zameldowanie o dowolnej porze i szybki chech-out ogranicza stres związany z ich procesami zapewniając spokój i zadowolenie gości.

Zdalna kontrola dostępu pozwala również na takie udogodnienia jak szybkie przedłużanie dostępu w przypadku gdy goście chcą skorzystać z późniejszego wymeldowania czy wcześniejsze zameldowanie lub zostawienie bagaży przed otwarciem recepcji.

Przykładowe recenzje z Q17 Apartments:

https://www.booking.com/hotel/pl/q17-apartments.html

Jak goście sobie radzą z procesem samodzielnego zameldowania na kod?

Nasz zespół pomoże tak skonfigurować powiadomienia SMS i email w Państwa obiekcie aby goście byli automatycznie informowani o wszystkich koniecznych krokach zameldowania tj instrukcja dojazdu z linkiem do google maps, kod do budynku, numer pokoju i jego kod dostępu oraz wszystkie inne niezbędne informacje, które ułatwią zameldowanie.

Co w przypadku awarii internetu lub prądu?

Zamki zasilane są bateryjnie, więc nie konieczne jest zasilanie w budynku aby wejść do apartamentu. Wszystkie kody dodane przed awarią internetu lub prąd będą działać. Jeśli zamki będą offline a kod nie został jeszcze dodany przed awarią jest możliwość skorzystania z kodów awaryjnych, które są zaprogramowane w zamku i działają zawsze. Baterie w zamkach mają żywotność nawet 24 miesiące a 2 miesiące przed ich rozładowaniem zostanie wysłana informacja o konieczności ich wymiany.

Więcej informacji jak działają nasze elektroniczne zamki sterowane przez internet SmartPorter na stronie www.smartporter.pl .Jeśli masz pytania zapraszamy do kontaktu pod adresem [email protected] .

Zautomatyzuj swój obiekt!

Dołącz do właścicieli hoteli / aparthoteli którzy zrezygnowali z recepcji!


Zamów darmową wycenę!